Nach einer Reihe gesetzlicher Änderungen werden alle Rentenversicherungsträger schrittweise auf eine konsequente digitale Belegführung und digitale Meldeverfahren durch die Arbeitgeber sowie digitale Prüfungsabläufe umstellen. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind insbesondere folgende Änderungen bedeutsam:
Digitale Entgeltunterlagen
Bereits seit 2008 haben Arbeitgeber die Möglichkeit, Entgeltunterlagen für ihre Beschäftigten in digitaler Form zu führen. Ab 1. Januar 2022 entfällt die Freiwilligkeit, das heißt sämtliche Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, die Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen. Um dies zu ermöglichen, müssen ab Anfang 2022 Arbeitnehmer ihren Arbeitgebern sämtliche Entgeltunterlagen in digitaler Form zur Verfügung stellen. Diese beiden Änderungen betreffen insbesondere begleitende Entgeltunterlagen, die bisher durch die Beschäftigten oder direkt durch die zuständigen Stellen wie Krankenkassen den Arbeitgebern zum Teil noch in Papierform übermittelt wurden.
Arbeitgeber können sich auf Antrag von der elektronischen Führung von Entgeltunterlagen befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit ist bis zum 31.12.2026 befristet.
Elektronische Datenübermittlung bei Arbeitgeberprüfungen
Bereits seit 2002 werden steuerliche Betriebsprüfungen flächendeckend mit elektronischer Unterstützung durchgeführt. Mit Beginn des Jahres 2023 gilt dies auch für Arbeitgeberprüfungen durch die Rentenversicherungsträger, die spätestens alle vier Jahre prüfen, ob ein Arbeitgeber die sozialversicherungspflichtigen Meldepflichten und Zahlungen ordnungsgemäß erfüllt hat. Geprüft werden auch Steuerberater und andere Dritte, die im Auftrag eines Arbeitgebers Löhne und Gehälter abrechnen. Bereits seit 2012 besteht die Möglichkeit, dass Arbeitgeberprüfungen auf freiwilliger Basis elektronisch unterstützt durchgeführt werden können. So sind nach Mitteilung der Sozialversicherungsträger im Jahr 2020 bereits mehr als 50 Prozent aller Sozialversicherungsprüfungen auf elektronischer Datenbasis durchgeführt worden. Im Zuge der Coronakrise dürfte dieser Anteil in den letzten Jahren weiter stark angestiegen sein.
Die bisher freiwillige Übermittlung von elektronischen Entgeltunterlagen bei Sozialversicherungsprüfungen wird ab dem 1. Januar 2023 verpflichtend. Grundlage dafür schaffen die oben genannten Vorschriften zur Führung der Entgeltunterlagen in elektronischer Form. Auf Antrag des Arbeitgebers kann der zuständige Rentenversicherungsträger auf die elektronische Übermittlung verzichten. Die Prüfung ist dann wie bisher vor Ort beim Arbeitgeber auf Grundlage der schriftlichen Unterlagen durchzuführen. Auch diese Befreiungsmöglichkeit ist allerdings bis Ende 2026 befristet. Die Befreiungsanträge sind an keine besonderen Formerfordernisse gebunden. Wenn sowohl die Befreiung von der elektronischen Führung der begleitenden Entgeltunterlagen als auch von der elektronischen Datenübermittlung beantragt werden sollen, müssen zwei Anträge gestellt werden.
Antrag auf A1-Bescheinigung
Selbstständige, die eine Tätigkeit vorübergehend im europäischen Ausland, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich ausüben, müssen eine sogenannte A1-Bescheinigung beantragen. Diese dokumentiert, dass für die Zeit der vorübergehenden Auslandstätigkeit das deutsche Sozialversicherungsrecht weiterhin anwendbar ist und insbesondere bei der Entrichtung von Krankenversicherungs- und Rentenversicherungsbeiträgen keine Änderungen eintreten. Diese sozialversicherungsrechtlich erforderliche A1-Bescheinigung kann seit dem 1. Januar 2022 ausschließlich über das Portal sv.net unter standard.gkvnet-ag.de/svnet beantragt werden. Die bisherige Antragstellung auf Papiervordrucken ist nicht mehr möglich.
Anpassung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme
Die elektronisch unterstützte Sozialversicherungsprüfung wird bisher von einigen Softwareanbietern nur als kostenpflichtiges Zusatzmodul angeboten. Zum Teil müssen die betreffenden IT-Programme mit erheblichem Programmieraufwand auf die ab 2023 verpflichtenden Datenübermittlungen umgestellt werden. Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihre Arbeitnehmer durch eine Kanzlei des LBV Unternehmensverbundes mit dem System der Datev erstellt werden oder Sie in Ihrem Betrieb direkt die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware der Datev einsetzen, sind die neuen gesetzlichen Voraussetzungen bereits erfüllt. Wenn Sie Software eines anderen Anbieters einsetzen, können Sie unter der Internetadresse https:// gkv-ag.de/das-verfahren/programme-im-verfahren- der-systemuntersuchung/systemgepruefte- programme-mit-abschluss erkennen, ob die von Ihnen eingesetzte Software die gesetzlichen Voraussetzungen bereits erfüllt.
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